Une obligation légale à transformer en atout stratégique pour votre entreprise
Pourquoi ce sujet concerne toutes les PME
Depuis plusieurs années, l’entretien professionnel est une obligation légale pour tous les employeurs, quelle que soit la taille de leur entreprise. Pourtant, de nombreuses TPE et PME ignorent encore les modalités précises de cet entretien, souvent confondu avec l’entretien annuel d’évaluation.
En 2025, l’administration continue de renforcer le suivi de cette obligation, notamment en cas de contrôle ou de demande du salarié. Les dirigeants de PME doivent donc maîtriser ces règles pour sécuriser leur conformité sociale et éviter d’éventuelles sanctions financières.
Au-delà de l’aspect réglementaire, ces entretiens représentent une véritable opportunité de dialogue avec vos collaborateurs et un levier puissant de développement des compétences au sein de votre organisation.
Le saviez-vous ? : L’entretien professionnel n’est pas un entretien d’évaluation. Il vise uniquement à discuter du parcours et des perspectives d’évolution du salarié.
Le cadre légal en détail
L’entretien professionnel doit avoir lieu tous les deux ans pour chaque salarié, et un bilan récapitulatif doit être organisé tous les six ans. Il a pour objectif de faire le point sur le parcours professionnel du salarié, ses compétences acquises, et ses perspectives d’évolution incluant la formation, la mobilité interne, et les possibilités de certification.
Obligations spécifiques pour les entreprises de moins de 50 salariés
01 | L’entretien reste obligatoire
Même sans service RH dédié, vous devez organiser ces entretiens pour tous vos salariés, quel que soit leur contrat ou leur ancienneté.
02 | Conservation des traces écrites
Chaque entretien doit faire l’objet d’un compte rendu écrit, signé par le salarié et l’employeur, à conserver dans le dossier individuel.
03 | Risques en cas de non-respect
L’absence de tenue de ces entretiens peut être sanctionnée lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF.
04 | Justification à tout moment
L’entreprise doit pouvoir prouver le respect de ses obligations sociales en présentant les comptes rendus d’entretiens datés et signés.
Calendrier pratique : ne manquez aucune échéance
Exemple concret
Pour un salarié embauché en mars 2024, voici les échéances à respecter :
- Premier entretien professionnel : avant mars 2026
- Deuxième entretien : avant mars 2028
- Troisième entretien : avant mars 2030
- Premier bilan récapitulatif (6 ans) : avant mars 2030
Les dirigeants doivent anticiper la planification de ces entretiens pour éviter les oublis et garantir la conformité de leur entreprise.
Transformer l’obligation en opportunité
Ces entretiens professionnels ne doivent pas être perçus uniquement comme une contrainte administrative. Ils représentent une véritable opportunité de dialogue constructif avec vos collaborateurs et un moment privilégié pour renforcer l’engagement de vos équipes.
Identifier les besoins en formation
Détectez les compétences à développer, notamment en lien avec la transition numérique, les nouvelles technologies ou les évolutions réglementaires de votre secteur.
Renforcer la fidélisation
Montrez à vos collaborateurs que vous vous intéressez à leur parcours professionnel et à leurs aspirations, ce qui améliore significativement la motivation et la rétention des talents.
Améliorer la gestion des compétences
Cartographiez les savoir-faire présents dans votre entreprise et anticipez les besoins futurs pour mieux piloter votre développement.
Les bonnes pratiques recommandées par le Cabinet CECIE
1 | Anticipez et planifiez
Établissez un calendrier annuel de vos entretiens dès le début d’année. Créez un tableau de suivi avec les dates d’embauche et les échéances à respecter pour chaque collaborateur. Une bonne organisation évite les oublis et les situations de non-conformité.
2 | Formalisez systématiquement
Rédigez un modèle de compte rendu standard incluant tous les points obligatoires : parcours du salarié, formations suivies, certifications obtenues, perspectives d’évolution. Conservez ces documents dans le dossier individuel de chaque salarié pendant au moins 6 ans.
3 | Impliquez vos managers
Si vous avez des responsables d’équipe, formez-les à la conduite d’entretiens professionnels. Assurez-vous qu’ils comprennent la différence avec l’entretien d’évaluation et maîtrisent les objectifs de cet échange obligatoire.
4 | Digitalisez vos processus
Pensez à des outils RH simples et accessibles pour centraliser vos entretiens, suivre les échéances et gérer vos plans de formation. Des solutions adaptées aux TPE/PME existent et simplifient considérablement la gestion administrative.
L’accompagnement du Cabinet CECIE
Le Cabinet CECIE accompagne les dirigeants de PME et les professions libérales dans la mise en conformité sociale et la structuration de leurs processus RH, en parfaite cohérence avec leurs obligations légales.
Nos services incluent :
- Audit de vos pratiques actuelles en matière d’entretiens professionnels
- Création de modèles de comptes rendus personnalisés
- Formation de vos équipes à la conduite d’entretiens
- Mise en place d’outils de suivi et de planification
- Accompagnement juridique en cas de contrôle
Points clés à retenir
⏰ Échéances strictes : Entretien tous les 2 ans + bilan tous les 6 ans pour chaque salarié, sans exception
📝 Traçabilité obligatoire : Compte rendu écrit et signé à conserver dans le dossier du salarié
⚖️ Sanctions possibles : Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions en cas de contrôle
💡 Opportunité RH : Un levier de motivation, fidélisation et développement des compétences